Comitato per la salvaguardia dell’imparzialità

Per ottemperare ai requisiti previsti dalla UNI CEI EN ISO/IEC 17021 “Valutazione della conformità – Requisiti per gli organismi che forniscono audit e certificazione di sistemi di gestione”, dalla UNI CEN EN ISO/IEC 17024:2012, dalla UNI CEI EN ISO/IEC 17065:2012 e dalla EN ISO/IEC 17020:2012 è stato creato un Comitato per la Salvaguardia dell’Imparzialità (CI) che annovera, nel proprio organico, rappresentanti di utilizzatori (clienti, individuali o raggruppati in organizzazioni i cui sistemi di gestione sono certificati), di associazioni industriali e del commercio, di enti governativi di controllo o di altre entità governative, di organizzazioni non governative, di organizzazioni dei consumatori, in modo da riflettere al meglio le parti interessate alle attività di certificazione e offrire le massime garanzie di imparzialità delle attività di certificazione.

Struttura
La composizione del Comitato CI deve essere tale da rappresentare in modo equilibrato le principali parti interessate alle attività di certificazione, pertanto i membri potranno essere scelti almeno, ma non solo, tra le seguenti categorie:

I membri del CI sono scelti dal Presidente tra le:

  • Associazioni industriali, del commercio, dei servizi, dell’agricoltura, operanti nei settori coperti dalle attività di ICIM o in settori ad essi affini, e rappresentative sia dei clienti ICIM sia dei clienti delle Organizzazioni con certificazione ICIM;
  • Organismi governativi di controllo o altre entità governative;
  • Organizzazioni non governative (es. associazioni dei consumatori);
  • Enti di normazione, di controllo e di sorveglianza, Enti di studio e ricerca, Ordini professionali i cui interessi non contrastino con le finalità di ICIM e operino in discipline o svolgano attività attinenti a quelle di ICIM.

La composizione del CI è tale da garantire l’equilibrio degli interessi rappresentati, in modo che nessun singolo interesse sia predominante.

Ogni membro del Comitato rimane in carica per un periodo di 3 (tre) anni; permanendo la sua rappresentatività al termine di tale periodo, l’incarico è rinnovabile.

Il Presidente può nominare, dopo l’insediamento del CI, ulteriori membri, nuovi o in sostituzione di recessi tra i membri in carica, il cui mandato scadrà contemporaneamente a quello dei componenti già presenti.

Responsabilità
Come previsto dalle norme su citate, le responsabilità e l’autorità del Comitato per la Salvaguardia dell’Imparzialità (CI) sono:

  • affiancare ICIM nello sviluppo delle politiche relative all’imparzialità delle proprie attività di certificazione;
  • contrastare ogni tendenza da parte di ICIM a consentire che aspetti commerciali o di altra natura impediscano una congruente e obiettiva effettuazione delle attività di certificazione;
  • fornire suggerimenti su aspetti che possono influenzare la fiducia nella certificazione, compresi la trasparenza e la percezione del pubblico;
  • condurre un riesame almeno una volta all’anno circa l’imparzialità degli audit, delle certificazioni e dei processi decisionali di ICIM;
  • riesaminare e approvare il documento di analisi delle minacce all’imparzialità.

Funzionamento
Il CI ha funzione di indirizzo e supervisione dei processi certificativi di ICIM, garantendone l’imparzialità.

Esso garantisce la conformità degli schemi di certificazione ICIM ai principi di imparzialità definiti nei riferimenti normativi e legislativi applicabili, tramite:

  • la verifica di linee guida, indirizzi e l’approvazione dei regolamenti di base del processo di certificazione, per quanto riguarda gli aspetti correlati all’imparzialità;
  • il riferimento consultivo per eventuali situazioni/interpretazioni;
  • l’esame e la valutazione dei ricorsi delle aziende relativi alla certificabilità delle stesse;
  • il riesame e l’approvazione del documento di analisi delle minacce all’imparzialità;
  • il monitoraggio della attività di audit, di certificazione e dei relativi processi decisionali.

Inoltre, sulla base delle sue responsabilità, nel corso dell’anno vengono condotte le seguenti attività operative:

  • svolgimento di periodiche riunioni (normalmente 2/anno);
  • svolgimento di attività di audit gestionali (min. 1 / anno).

Le riunioni del CI si tengono, di norma, 2 volte all’anno. L’ordine del giorno viene definito in dettaglio prima della riunione, di seguito si riporta un elenco indicativo degli argomenti che verranno alternativamente trattati:

  • relazione e presentazione dei risultati finanziari;
  • presentazione del budget e dei tariffari;
  • presentazione e discussione degli esiti delle verifiche svolte dagli Enti di Accreditamento e degli audit interni;
  • presentazioni andamento reclami interni ed esterni;
  • presentazione dei risultati di customer satisfaction;
  • presentazione e discussione delle verifiche condotte dai membri del CI;
  • analisi delle attività inerenti le pratiche di certificazione relative al periodo, eventualmente segnalate come critiche, con particolare riferimento alle responsabilità previste per il comitato dagli standard di riferimento;
  • presentazione nuovi schemi di certificazione attivati e nuovi accreditamenti ottenuti;
  • evoluzione delle normative;
  • eventuali argomenti tecnici specifici che verranno valutati a seconda delle necessità;
  • pianificazione attività anno successivo;
  • varie ed eventuali.

Il CI, attraverso il suo Presidente, potrà convocare riunioni straordinarie ove si presenti la necessità.

La convocazione del Comitato è effettuata dalla Coordinatrice Funzione Governance, per iscritto, almeno una settimana prima della data prevista per la seduta stessa. Per la validità della seduta è necessaria la presenza di almeno la metà più uno dei membri del Comitato.

ICIM Spa garantisce l’accesso a tutte le informazioni necessarie per consentire al CI di svolgere le proprie funzioni.